Il sistema prevede l'archivazione in file di log che si attengono strettamente alle linee guida del Garante per posta elettronica e internet che possiamo così riassumere:

Spetta al datore di lavoro definire le modalità d'uso di tali strumenti ma tenendo conto dei diritti dei lavoratori.

Il Garante privacy, con un provvedimento generale che ha pubblicato sulla “Gazzetta Ufficiale”, fornisce concrete indicazioni in ordine all'uso dei computer sul luogo di lavoro.

L'Autorità prescrive innanzitutto ai datori di lavoro di informare con chiarezza e in modo dettagliato i lavoratori sulle modalità di utilizzo di Internet e della posta elettronica e sulla possibilità che vengano effettuati controlli.

Il provvedimento raccomanda l'adozione da parte delle aziende di un disciplinare interno, definito coinvolgendo anche le rappresentanze sindacali, nel quale siano chiaramente indicate le regole per l'uso di Internet e della posta elettronica.

Il datore di lavoro è inoltre chiamato ad adottare ogni misura in grado di prevenire il rischio di utilizzi impropri, così da ridurre controlli successivi sui lavoratori.

Per quanto riguarda Internet è opportuno ad esempio:

• individuare preventivamente i siti considerati correlati o meno con la prestazione lavorativa;
• utilizzare filtri che prevengano determinate operazioni, quali l'accesso a siti inseriti in una sorta di black list o il download di file musicali o multimediali;
• impedire l'invio di email contenenti dati protetti e/o sensibili.

Attraverso l'uso improprio degli strumenti informatici aziendali un dipendente potrebbe commettere i seguenti reati:

Accesso abusivo (c.p. art.615 ter);
Detenzione o diffusione dei codici di accesso (c.p. art.615 quater);
Diffusione di programmi dannosi (c.p. art.615 quinques);
Intercettazione, impedimento, interruzione di comunicazioni telematiche (c.p. art. 617 quater);
Installazione di apparati per intercettazione (c.p. art. 617 quinques);
Falsificazione, alterazione di comunicazioni telematiche (c.p. art. 617 sexties);
Pedopornografia;
Download di prodotti multimediali protetti da copyright;
Download di software protetti da copyright;
Scambio di file illegali;
Reati di calunnia, diffamazione;
Utilizzo non autorizzato degli strumenti;
Duplicazione abusiva di software od altro materiale;
Furto di informazioni;
Accesso non autorizzato ai dati;
Trattamento non conforme;
Diffusione dei dati;
Mancata applicazione delle misure di sicurezza.
Frode, phishing, spam;

Di conseguenza il Datore di Lavoro ha le seguenti Responsabilità:

• Responsabilità del Datore di lavoro in caso di reato commesso dal Dipendente (Art.40 C.P.);
• Ricadono sul titolare tutte le responsabilità per errato trattamento o danno da esso derivato;
• Il trattamento di dati personali è equiparato ad attività pericolosa (art. 15 Cod. Privacy);
• Inversione dell'onere della prova in caso di danno derivato da attività pericolosa (art. 2050 C.C.);
• Punibilità per inosservanza dei provvedimenti dell'Autorità (art. 650 C.P., art. 170 Cod. Privacy);

Il Datore di lavoro deve assicurare funzionalità e corretto impiego dei mezzi messi a disposizione dei Lavoratori, adottando adeguate misure di sicurezza (disponibilità edintegrità, prevenzione di utilizzi indebiti - art. 15,31,167,169 del Codice).